Ar ilgai trunkantys rytiniai susirinkimai yra laiko švaistymas?

Rytiniai susirinkimai yra vadybos priemonė dažnai naudojama organizacijose siekiant didesnio efektyvumo. Tačiau per ilgi, vertės nekuriantys komandos susitikimai priverčia suabejoti jų prasme. Apie komandos susirinkimus ir jų esmę kalba Lean praktikas Michael Balle, atsakydamas į gautą užklausą.

Autorius Michael Ballé

– Mielas, Gemba treneri,

Rytinius komandos susitikimus mūsų įmonė padarė privalomais. Nemanau, kad jie naudingi. Mano komandoje susirinkimas tęsiasi amžinybę ir atrodo, kaip laiko švaistymas? Ar tai tiesa?

——-

            Taip, žinau, apie ką kalbate. Neseniai buvau didelės logistikos įmonės Gemboje ir stebėjau ten vykusį rytinį susirinkimą. Tiesiog buvo sunku stebėti. Apie 15 minučių žmonės stovėjo ratu, kol vadovas monotoniškai kalbėjo apie dienos tikslus ir tuomet įsitraukė į ginčą su pasyviai agresyviu dalyviu, kuris visus erzino.

Kaip ir kiekviena rutina, trumpi komandos susitikimai gali būti naudingi arba neefektyvūs priklausomai nuo to, kaip jie yra pravedami.

Ženkime žingsnį atgal ir dar kartą pažvelkime į komandos susitikimų logiką. Geriausias modelis, tinkantis susirinkimų logikai, kurį radau būtų Cross, Edmonson ir Murphy diskusija apie tikslą ir energiją įmonėse (angl. purpose and energy in companies) (https://sloanreview.mit.edu/article/a-noble-purpose-alone-wont-transform-your-company/)

Jų argumentai atspindi tai kas yra „Toyota kelias“ (angl. Toyota Way – red. past. Toyota vertybių knyga): tarpasmeninis bendradarbiavimas yra tarsi raktas tiek komandos veiklai, tiek žmonių įsitraukimui. Logika pažįstama: žmonių įsitraukimas → sąlygoja individualų ir komandos darbo efektyvumą.

Vien tik tikslo neužtenka

Sekantis svarbus dalykas būtų tai, kad aiškus tikslas yra raktas į žmonių įsitraukimą arba pasak autorių, į individų energiją: aiškus tikslas → energija → bendradarbiavimas → efektyvi veikla, kas ir yra kasdienių susirinkimų pagrindas: reguliariai pasitikrinkite organizacijos tikslą ir komandos vaidmenį jo siekime kartu primindami dienos tikslus.

Tačiau autoriai atkreipia dėmesį, kad vien tikslo turėjimas  pats savaime, yra nepakankama sąlyga, kad būtų pasiektas bendradarbiavimas. Tikslas turi būti grindžiamas psichologiniu saugumu, arba lean terminais kalbant tarpusavio pasitikėjimu (angl. Mutual trust).

Modelis būtų toks:

Tarpusavio pasitikėjimo kūrimas → prasmingo tikslo formavimas → energijos generavimas → bendradarbiavimo gerinimas → veiksmo skatinimas.

Pasitikėjimas ir kartu su juo einantis psichologinis saugumas tai higienos veiksnys: jo turėjimas negarantuoja tikslo, tačiau be jo negalite žengti pirmojo žingsnio link bendradarbiavimo. Tai būtina sąlygą, pagrindas – jums reikia jo, kad galėtumėte judėti į priekį.

Susirinkimas, kurį mačiau toje logistikos įmonėje buvo priešingybė, tam kaip turi vykti tokie susirinkimai:

• Komanda buvo per didelė, kad funkcionuotų kaip komanda – jei yra daugiau nei septyni žmonės jūs natūraliai turėsite dvi komandas. Komandos dydis nėra organizacijos pasirinkimas; tai žmogiškasis faktorius, kuris nusako kiek žmonių jūs galite suburti bendram pokalbiui, pavyzdžiui restorane.
• Komandos lyderis šiuo momentu pasinaudojo, kad išvardintų viską ką reikia padaryti ir ko aiškiai nepavyko padaryti dėl akivaizdžių proceso problemų ceche.
• Organizacija sukūrusi kultūrą, kurioje saugomi vidurinės grandies vadovai ir dėl visko „kaltinami darytojai“, dažniausiai dėl to, kad  paremtų aukščiausių vadovų iliuziją apie turimą „kompetenciją“.

Trumpai tariant mes matėme priverstines mišias, o ne komandos susirinkimą. Priverstinės mišios yra, kai verti žmones eiti į mišias ir dar kartą sakai jiems pamokslą, tikėdamas, kad galiausiai jie patikės. Tačiau taip nebus. Kad ir kokią teigiamą energiją jie atsineštų į darbą, jie ją praras tokiame susirinkime ir slogius įspūdžius nusineš į savo darbo vietą, kur toliau visą dieną dirbs, kaip robotai.

 „Peržvelkime, aptarkime“

Kitoje pusėje yra organizacijos, kurios siekia sėkmės, tokios kaip aukščiausio lygio sportas ar specialiosios pajėgos, susirinkimus supranta, kaip „peržvelkime, aptarkime“. Jūs apžvelgiate dienos planą žingsnis po žingsnio, kur kiekvienas išsako potencialias kliūtis ir komanda aptaria bendrą problemos sprendimo būdą. Tai gali užtrukti, tačiau taip sprendžiama esminė problema: bendradarbiavimas.

Įprastas darbas nėra nei sportas, nei specialiosios pajėgos, taigi komandos susirinkimai gali būti lengvesni:

1.  Priminimas apie dienos tikslus (vienas sakinys, net ne pastraipa ir čia neturėtų būti kažkokių netikėtumų).
2.  Diskusija apie galimus dienos pokyčius: tai susirinkimo esmė – komandos lyderis išryškina svarbius dalykus, kurie gali šiandien įvykti ir kaip jie gali paveikti komandą. Kartu vyksta greita diskusija, kur komandos nariais teikia pasiūlymus kaip galima spręsti situaciją.
3.  Paprašyti kiekvieno dalyvio iškelti problemą, kurią jie pastebėjo ir kurią reikia aptarti po susitikimo.

Ir viskas. 5 minutės. Svarbiausi dalykai.

Tai darydami šiuo būdu jūs: 1 ) patvirtinsite tikslą, 2 ) suderinsite darbuotojų energiją su dienos iššūkiais, ir 3 ) užtikrinsite psichologinį saugumą išklausydami, ką kiekvienas turi pasakyti, nepaisant, kaip tai būtų nepatogu.

Galima padaryti ir blogiau

Tai reiškia, kad rytinio susirinkimo sėkmė ar nesėkmė visiškai priklauso nuo komandos lyderio. Jei komandos lyderis yra komandos narys, žinantis, ką komanda daro, komanda iš susirinkimo išeina su nauja energija ir informacija, kurios jiems reikia, kad diena būtų sėkminga. Jei komandos lyderis yra nevertinamas komandos ir susirinkimą naudoja, kaip galimybę pademonstruoti savo valdžią, įvyks priešingai.

Savo ruožtu komandos lyderis labai priklauso nu organizacijos kultūros ir to, kas bus paskirtas komandos lyderiu – lyderis ar „bosas“. Teigiamos organizacijos pasirenka komandos lyderius, kuriuos vertina komandos nariai ir dėl lengvo bendravimo su komanda (žmonės natūraliai pas juos ateina pasikalbėti). Neigiamos organizacijos pasirenka vykdytojus, kurie užtikrintų, kad žmonės laikytųsi instrukcijų, niekada nesiskųstų viešai ir darytų savo darbą siauriausiu įmanomu būdu.

Teigiamoje organizacijoje komandos susirinkimas yra puikus įrankis, kuris pasitelkia individų teigiamą energiją bendradarbiavimui komandoje skatinti. Neigiamoje, komandos susirinkimai viską dar labiau apsunkina.

Apgailestauju, kad negaliu padėti daugiau, negu pasidalindamas šiais dviem požiūriais, kuriuos mačiau  – nežinau, kokioje situacijoje esate jūs.

Kita vertus, geriau suprantant, susirinkimų paskirtį ir pamatinę  teoriją, kaip jie turėtų veikti, galėtų būti pagalba Jums tai perduodant komandai – ir galėtų būti revoliucijos pradžia. Mano nuostabai, kai su įmonės generaliniu direktoriumi aptarėme nevykusį susirinkimą, apie kurį Jums rašiau, jis suprato esmę – jis tai pamatė. Tuomet mes aptarėme tai, apie ką Jums rašiau aukščiau. Neįsivaizduoju, ką jis toliau darys, tačiau pradėti nuo „kodėl“ gali būti naudinga.

Straipsnį anglų kalba skaitykite čia.