Jį sudaro penkios dimensijos: 1) tikslai, 2) procesas arba pačio darbo keitimas, 3) žmonės – arba žmonių ugdymas, 4) vadybos sistema, vadovų elgsena bei 5) pamatinės nuostatos. Diegiant Lean, kad ji veiktų kaip sistema, poveikis turi būti daromas visoms šioms sritims vienu metu.

Lean transformacija tai visos organizacijos kaip sistemos sudėtinių dalių transformacija. Vien tik keičiant procesą, transformacija neįvyks. Žemiau susipažinsite su kiekviena Lean transformacijos dimensija.

Lean transformacija – tai nėra LEAN įrankių ar metodų diegimas. Lean transformacijos metu nėra diegiami įrankiai ar metodai. Jie yra naudojami kaip priemonės suprasti kaip keliami tikslai, kaip atliekamas darbas, kokia yra vadybos sistema ir vadovų elgsena. 

Tikslo nustatymas ir problemos apibrėžimas

Kad ir kokia organizacijos branda bebūtų, Lean transformacija turėtų prasidėti nuo verte vartotojui paremto tikslo arba problemos, kurią norima spręsti apibrėžimo.

Kiekviena įmonė skirtinga, todėl ir tikslas bus skirtingas. Kiekvienas darbuotojas įmonėje turėtų gebėti atsakyti į klausimą – Kokią problemą aš ketinu spręsti ir kodėl tai turėtų būti daroma čia ir dabar.

Neatsakius į klausimą Kodėl reikia pokyčio?, tikėtis pažangos būtų sudėtinga, nes įmonės vadovai ir darbuotojai skirtingai supranta ko bus siekiama ir kodėl. Dažnas užduoda klausimą, kodėl išvsio kažką reikia keisti jei ir taip yra gerai?

Aiškus ir motyvuojantis tikslas gali suvienyti darbuotojų pastangas, o kai jo nėra pastangos bus nukreiptos įvairiomis kryptimis ir susitelkti ties pokyčiu nepavyks. 

Tiesiog diegti Lean, savaime, nėra geras tikslas.

Kokį darbą reikia padaryti ar patobulinti, kad būtų pasiektas tikslas? Jei tikslas – sukurti video siužetą, tada reikia žinoti kaip valdyti video kamerą, kaip sureguliuoti apšvietimą kad galėtume parengti video – atlikti darbą.

Kai įgysime patirties, mes pradėsime pastebėti problemas darbe. Mums reikia metodų, kad galėtume patobulinti darbą. Čia ir kalbama apie tai ko reikia, kad galėtume atlikti ar patobulinti darbą, kad būtų sukurta vertė vartotojui ir pasiektas tikslas. Darbo atlikimas, kuris reikalingas, kad būtų sukurta vertė – yra viena iš kolonų, laikančių transformacijos namo stogą.

Čia nekalbama apie tai kokį Lean įrankį ar metodą įsidiegti, bet kalbama apie tai kaip atlikti ar patobulinti patį darbą, kad būtų pasiektas tikslas. Gali prireikti įvairių Lean metodų, o gal susikurti savo metodą, konkrečiam savo procesui.

Gebėjimų ugdymas

Antroji kolona laikanti stogą – darbuotojų, dirbančių procese ir jų vadovų gebėjimų ugdymas (angl. capability). Čia keliamas klausimas kokių darbuotojų ir kokių gebėjimų reikia, kad galėtume atlikti darbą, spręsti problemas ir įgyvendinti užsibrėžtą tikslą. Gebėjimų ugdymas yra vienas iš svarbiausių Lean tikslų. Procesas savaime nebus patobulintas jei jame dirbantys darbuotojai, vadovai neįgis proceso atlikimo ir jo tobulinimo gebėjimų.

Gebėjimų ugdymas ir proceso keitimas taip tas pats kaip dvi tos pačios monetos pusės. Gebėjimai formuojami per konkrečią veiklą, bet ne per mokymus klasėje ar diskusijas.

Gebėjimai formuojami per Kaizen veiklą, kur didelis dėmesys kreipiamas į pokyčio atlikimą čia ir dabar. Jį atliekant bus žengtas žingsnis, bus išmoktos pamokos ir geriau matysis sekantis žingsnis. tokiu būdu ugdomas geresnis supratimas apie patį darbą, t.y. didėja darbuotojo gebėjimai.

Vadybos sistema ir vadovų elgsena

Vadybos sistema ir vadovų elgsena gali paskatinti Lean transformaciją arba ją žlugdyti. Tai labai jautri vieta. Dėl vadybos sistemos ir vadovų elgsenos pokyčių nebuvimo Lean transformacija neįvyksta.

Kokia reikalinga vadybos sistema, kuri padėtų iškelti problemas, formuoti tikslus, padėtų susitelkti, remti gebėjimų ugdymą?

Taip pat kokia turėtų būti vadovų elgsena – minkštieji įgūdžiai, kad jie galėtų efektyviai dirbti šioje vadybos sistemoje, kad būtų ugdomi gebėjimai atlikti darbą ir spręsti problemas.

Šiuos minkštuosius įgūdžius ir elgseną reikėtų apibrėžti. Pavyzdžiui, kaip aš kaip lyderis reaguosiu, kai mano pavaldinys padarys klaidą. Ar aš tapsiu piktas, pradėsiu kaltinti, ar norėsiu suprasti priežastį, kodėl?, kad galėčiau pašalinti kliūtis mano darbuotojui tapti sėkmingam.

Vadybos sistemą būtų galima apibrėžti kaip mechanizmą, pavyzdžiui: kiekvieną rytą mes ateiname į darbą 8 val., 11:30 – susirinkimas, kuriame aptariate kaip sekasi diena, savaitiniai susirinkimai, kuriame nustatote ir apžvelgiate planus savaitei, susitinkame kartą per mėnesį, kad aptartumėte kaip sekasi įgyvendinti metinius tikslus.

Tokiu mechanišku apibūdinimu galima būtų apibrėžti vadybos sistemą. Ir kartu su minkštaisiais vadovų elgsenos įgūdžiais sudaro vientisą sistemą, padedančią arba trukdančią įgyvendinti Lean transformaciją.

Pamatinės nuostatos

Paskutinė dimensija, sudaranti pamatą visai transformacijai – pamatinės nuostatos, prielaidos, mąstymo būdas, kuriais remiantis mes konstruojame veiklą ir priimame sprendimus.

Prielaidos gali būti dviejų rūšių: matomos prielaidos, kurias mes komunikuojame viešai ir pamatinės prielaidos, kurių nesimato.

Šios pamatinės prielaidos ir sudaro esamą įmonės kultūrą. Ką pavyzdžiui galvojame apie priežasties – pasekmės ryšį?, ar apie tai visai negalvojame? Ar svarbus darbuotojų ugdymas? ar ne?

Kokios pamatinės nuostatos reikalingos, kurios sudarytų pagrindą Lean transformacijai? Supratus skirtumą tarp esamos kultūros ir siektinos, atsiranda poreikis veiksmui.

Lean Transformacijos apibendrinimas