Spageti diagrama ir fizinis atstumas

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email

Kaip Spageti diagrama šiandien gali pasitarnauti užtikrinant fizinio atstumo sąlygą mūsų procesuose?

Autorius David Brunt

FUNKCIONALUMAS – paprastas Lean įrankis gali padėti mums sukurti saugesnius žmonių judėjimo srautus mūsų veikloje, o tai yra kritinis iššūkis planuojant grįžimą į darbą naudojant naujas fizinio atstumo išlaikymo priemones.


Žodžiai ir grafika: Dave Brunt, CEO, Lean Enterprise Academy – Jungtinė karalystė.

“Pirmiausia žmonių sauga” (angl. Safety first) yra gerai žinoma mantra verslo pasaulyje. Apsaugoti save, savo kolegas ir klientus visada buvo svarbiausia, tačiau koronaviruso atsiradimo akivaizdoje, saugių procesų planavimas ir sukūrimas tapo dar aktualesnis, kuris artimiausiu metu tikriausiai paveiks mūsų kasdienį gyvenimą. Viena iš priemonių, kurią mūsų vyriausybės bando įdiegti siekdamos sustabdyti “Covid-19” plitimą, yra fizinis (paprastai vadinamas „socialiniu“) atsiribojimas. Dabar kai daugelyje šalių užsikrėtimo laipsnis pagaliau mažėja ir žmonės kreipia dėmesį į sunkią problemą, kaip reikės sugrįžti prie kasdienio gyvenimo. Akivaizdu, kad norint dirbti saugiai mums reikia kūrybingų sprendimų. Dar kartą „Lean mąstysena“ ateina į pagalbą.

Šiomis dienomis nuėję į bet kurią būtiniausių prekių parduotuvę ar prekybos centrą greičiausiai pamatysite vizualų žymėjimą, kuris padeda žmonėms suprasti, kaip laikytis fizinio atstumo apsipirkimo metu. Linijos ant grindų tarp kurių dviejų metrų atstumas mums rodo, kur mes turime stovėti nepaisant to ar laukiame eilėje į parduotuvę, prie produktų, ar prie kasų. Paprastų vizualių  priemonių poveikį lengva pastebėti. Žinoma, kai kuriose vietose tai padaryta geriau nei kitose. Nesu tikras, kodėl egzistuoja tokie skirtumai, tačiau čia yra keletas patarimų, kurie gali būti naudingi grįžus į darbą ir ieškant būdų, kaip įtraukti naujas taisykles į savo kasdienę veiklą. Kad ir kokia būtų jūsų organizacija (šie pasiūlymai galioja bet kurioje darbo vietoje, ne tik parduotuvėse), čia svarbiausia apsvarstyti atliekamą darbą iš naujo ir sukurti saugius žmonių judėjimo srautus darbo procesuose.

SAUGAUS SRAUTO SUKŪRIMAS

Saugus srautas. Covid-19 kotekste “saugus” labiausiai susijęs su atstumo išlaikymu (pagal visuotinius standartus tai yra 2 metrai) ir sąlyčio trukme (kiek laiko žmogus yra veikiamas viruso) ir tikrai mes daug apie tai girdime. Kita vertus termino “srautas” (angl. flow) nenaudoja žiniasklaida ar vyriausybė. Manau, kad taip turėtų būti. Bet kokiai veiklai, lean mąstymu pasižymintys žmonės, pirmiausiai nustato vertę žiūrint iš vartotojo perspektyvos ir savaime suprantama, kad visi vartotojai nori būti saugūs. Dabartinė situacija reikalauja suspausti laiką, kad kuo trumpiau būtume patencialios infekcijos rizikoje. Verslo savininkams taikant naujas taisykles reikia sukurti tokius darbo srautus užtikrinant, jog vertę kuriančios veiklos sektų viena paskui kitą be kliūčių – tokiu būdu sutrumpinant laiką klientams apsilankyti prekybos centre, patekti į vizitą pas gydytoją ir vėliau gauti testo rezultatus ar suremontuoti automobilį servise. Neturėdami saugių srautų, kažkada visiškai saugias veiklas rizikuojate paversti nesaugiomis su galimybe užsikrėsti.(jau nekalbant apie laiko reikalaujančias pastangas).

Norint sukurti saugius srautus, čia rasite paprastą įrankį, kuris padės Jums lengviau organizuoti darbo vietas ir atlikti jų patikrą, kad įsitikintumėte ar laikomasi naujų gairių: Spageti diagrama (angl. Spaghetti chart).

SPAGETI DIAGRAMA

Tai galbūt paprasčiausia ir neabejotinai viena vizualiausių Lean praktikų. Ji naudojama, kad galėtume pamatyti proceso žingsnius sekdami žmogaus, informacijos ar medžiagų judėjimą ir nubrėždami liniją schemoje, kad tai vizualiai parodytume. Siekdami suprasti, kaip efektyviai ir veiksmingai atlikti darbą, mes paprastai užrašome nukeliautą atstumą, žingsnių skaičių ir trukmę įskaitant visus grįžimo srautus, kurių reikia užbaigti procesą. Taip pat turėtume pagalvoti apie visas saugos problemas, kylančias dėl netinkamo dalykų išdėstymo ar mūsų proceso žingsnių. Spageti diagrama sudaro pagrindą kuriant standartizuoto darbo lapus (angl. Standardized work sheet), kuriuose parodytas darbuotojo judėjimas ir medžiagų laikymo vietos atsižvelgiant į aplinką.

Kadangi Covid-19 išplito visame pasaulyje, organizacijos, kurios liko atviros, turėjo greitai reaguoti į iššūkį ir užtikrinti fizinį atstumą tarp klientų. Žemiau pateiktame pavyzdyje, spageti diagrama vaizduoja įprastą pirkėjų apsipirkimą parduotuvėje ir jų srautą parduotuvės viduje prieš ir po fizinio atstumo priemonių taikymo. Nustatant vienpusį srautą su dviejų metrų fiziniu atstumu, pirmą kartą pristatoma standartinio apsipirkimo idėja: nelieka prasmės dažnai perkamas prekes kaip pienas, duona išdėstyti priešingose parduotuvės pusėse. Toks išdėstymas niekada nebuvo vertingas pirkėjui, tik mažmeninės prekybos pardavimams. Vietoj to mes turėtume dažniausiai įsigyjamas prekes išdėstyti dviejų metrų intervalais, o tarp jų mažiau perkamas prekes. Toks išdėstymo būdas gali išlyginti srautą parduotuvės viduje, kai klientų aptarnavimo greitis yra svarbesnis nei bet kada (mažiau eilių reiškia mažiau grūsčių, tai reiškia mažesnė galimybė užsikrėsti). Tokie srautai taip pat suteikia galimybę pamatyti siaurąsias vietas – pavyzdžiui susigrūdimus ties konkrečiais produktais ar kasose.

Tokių priemonių sukūrimas ir įgyvendinimas iš pradžių gali sukelti galvos skausmą mažmenininkams, tačiau lažinuosi, kad netrukus jie suvoks, kad strategiškai išdėstyti prekes prieš prekes, kurioms paimti reikia daugiau laiko, gali padidinti pardavimus: kol laukiame eilėje negalime žvalgytis visur ir gerai nuspręsti dėl paskutinės minutės pirkinių. Įsivaizduokite, kad mažmeninkas pakeitė parduotuvės išdėstymą, kad Jūsų apsipirkimas būtų saugesnis ir greitesnis Jums. Ar Jūs dar abejotumėte eiti apsipirkti į šią parduotuvė?

Špageti diagrama Covid19

O kaip su dirbančiųjų sauga? Yra kasininkai, kurie vis dažniau pastebimi dėvintys veido kaukes, pirštines ir nuo pirkėjų atskirti stiklo pertvaromis, tačiau yra ir kiti darbuotojai, kurie atsakingi už prekių lentynose papildymą. Kol vyksta prekių papildymas labai sudėtinga išlaikyti nustatytą fizinį atstumą. Tikriausiai čia pamatysime kai kuriuos kūrybingus problemos prendimo būdus, galinčius paskatinti naujus parduotuvių lentynų išdėstymo modelius, kur lentynų papildymas ir klientų srautai yra atskirti. Pavyzdžiui lentynų pildymas iš nugaros gali atskirti parduotuvės darbuotojus nuo pirkėjų, tuo pačiu būtų išlaikytas ir fizinis atstumas. Kad ir kokie eksperimentai būtų atlikti, vienos krypties srautas išliks būtina sąlyga jei mums svarbus klientų saugumas.

SKIRTINGA APLINKA, TAS PATS SRAUTAS

Ne tik prekybos centrams reikia sukurti saugius judėjimo srautus. Įsivaizduokime vizitų, pas bendrosios praktikos gydytoją, rutiną, kuri po apribojimų atlaisvinimo bus intensyvesnė. Spageti diagramos vaizduojančios srautus gali padėti gydytojams išsiaiškinti, kaip geriausiai atskirti pacientus ir jų kolegas. Jau yra padaryti dideli pokyčiai perdarant šį procesą. Pacientams, kurie kreipėsi į savo gydytoją, pirmiausiai yra duodama laiko, kol su juo susisieks medicinos specialistas. Susitikimas gali vykti telefonu arba kartu su vaizdo konsultacija, kurios tikslas – apžiūrėti pacientą ir nustatyti, ar jam reikia fiziškai atvykti pas gydytoją. Toks išskaidytas procesas smarkiai sumažina pacientų skaičių, kuriems paskiriamas fizinis vizitas pas gydytoją, o tai savo ruožtu sumažina riziką pacientams ir specialistams. Tiems pacientams, kurie atvyksta į asmeninius vizitus, saugus srautas prasideda jau nuo durų, kur prieš įleidžiant jiems pamatuojama temperatūra. Man atrodo, kad Lean mąstymas, gali padėti pagerinti kokybę ir sutrumpinti testų rezultatų laiką. Vieno vieneto darbo srautas visada buvo tobulesnis nei centralizuotas partijomis, grupėmis pagrįstas požiūris.

Vienas iš mūsų mažmeninės prekybos automobiliais partnerių taip pat stengėsi sukurti saugų srautą savo patalpose. “Meadowvale Toyota” Kanadoje buvo pakeistas standartinis darbas priimant klientus, kad žmonės visada galėtų išlaikyti dviejų metrų atstumą. Be to, kiekvienos transporto priemonės valdikliai, tokie kaip vairas ir pavarų svirtys yra sterilizuoti ir apsaugoti. Bandydami taikyti metodus, padedančius visiems išlaikyti saugų atstumą, Meadowvale komanda nustatė paprastas fizines kliūtis, naudojant padangas ir juostą, nukreipdami klientus per priėmimą į poilsio zoną, kur jie gali laukti kol bus suremontuota jų transporto priemonė. Tokia priemonė organizaciją nuvedė ir prie apmokėjimo ir transporto priemonės perdavimo procesų. Tai paprastas, bet puikus pavyzdys, kaip klientams ir darbuotojams dar labiau priartėti prie klaidų išvengimo, lean kalboje tai vadinama Poka-yoke.

Vizualus valdymas

Taigi, mąstant lean būdu, jau yra nemažai išbandytų ir patikrintų metodų, kurie padeda sukurti saugius srautus. Spageti diagrama yra pagrindinis ingredientas plėtojant standartizuotą darbą ir užtikrinant, kad galime sukurti vertės srautą klientams. Kurį laiką turėsime laikytis fizinio atstumo, todėl labai svarbu pasitelkti savo lean žinias, kad darbas būtų saugesnis. Galų gale tai mums yra tik nauja problema, kurią reikia išspręsti.

Straipsnį anglų kalba skaitykite čia.

Užsisakykite naujienlaiškį

Svarstot apie pokyčius
Parašykite mums
Lean Academy Lithuania komanda