Standartinis darbas. Ar tai – LEAN pagrindas?

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email
Standartinis darbas

Ar mano naujasis vadovas yra teisus teigdamas, kad standartinio darbo taikymas yra LEAN pagrindas? 

Mielas, gemba treneri,

Mano naujasis vadovas yra Lean fanatikas išprotėjęs dėl standartų. Jis sukūrė naują standartų audito komandą ir mums teigia, jog standartinio darbo taikymas yra Lean pagrindas. Tai sukelia daug pasipriešinimo ir aš nežinau, ką su tuo daryti.

Autorius Michael Ballé.

     O, ne! Tik ne dar vienas užsispyręs vadovas! Be standartų nebus kaizen. Tai klasikinė Nekerio kubo problema (red. past. optinė iliuzija perteikianti nevienareikšmio suvokimo koncepciją). Ar tašką A matote priekyje ar gale kubo?

Nekerio kubas

Pažvelkite dar kartą. Kur jis yra dabar? Vaizdas nuolat kinta – priekyje–gale–priekyje – bet niekuomet per vidurį, kaip ir „standartų“ supratimas.

Paklauskite Toyota vadovų ir jie atsakys: nuo komandos iki grupės lyderio iki asistuojančio vadovo jūsų pagrindinis darbas yra išlaikyti vizualizaciją ir standartinį darbą. Klausimas yra, ką jiems reiškia standartai. Yra du skirtingi požiūriai:

  • Teiloristinis: Standartai yra proceso taisyklės, kurias nustato inžinieriai, siekdami garantuoti kokybę ir produktyvumą. Jų turi laikytis komandos nariai, o vadovai turi juos skatinti tai daryti (taigi audituoti).
  • Toyota: standartai yra šiuo metu žinomas geriausias būdas atlikti darbą, pagal kurį jūs dirbate savo noru. Standartai apibūdina idealią padėtį, su kuria lyginama esama situacija. Tai pradžios taškas, o ne pabaigos taškas.

Atsižvelgiant į pasirinktą požiūrį, jūs būsite labai skirtingose situacijose.

Eikime į gembą. Prieš kelias savaites dalyvavau konferencijoje, kuri, tikėjausi, bus pamokanti, įkvepianti ir linksma, tačiau galiausiai žiūrėjau į padrikas ir nuobodžias prezentacijas. Pranešėjai turėjo, ką pasakyti – tačiau neturėjo supratimo, kaip tai pateikti. Jie neturėjo standarto. Koks būtų pranešimo standartas?

  • Tikslas: pranešimo tikslas yra ne tik pasidalinti informacija, bet ir padaryti ją kuo įdomesne, kad patrauktumėte auditorijos dėmesį ir priverstumėte žmones klausytis (iki pabaigos) ir toliau domėtis tema pasibaigus pranešimui. Jūs čia esate, kad juos užkabintumėte, o ne paskandintumėte informacijoje.
  • Metodas: Kur jo vertė? Mano paties pranešimo metodas yra tai jog jame turi būti 1/ pagrindinė žinutė (kokia yra pagrindinė turinio žinutė ir kodėl tai svarbu), 2/ istorijų pasakojimas (istorijos pasakojimas, kuris patraukia auditorijos dėmesį), 3/ įžvalgos iš istorijos (auditorija jaučia, jog kažką vertinga išsineša iš girdėto pranešimo).
  • Specifiniai įgūdžiai: visoje pranešimo struktūroje bus keletas konkrečių dalykų, kuriuos reikia išmokti, pavyzdžiui: perteikti emociją, pateikti įsimintinus sakinius, teisingą informaciją, svarbu patrauklios skaidrės, šiltas pateikimo stilius ir pan.

Aš sutrumpinu..

Pirmas dalykas susijęs su pranešimo standartu, yra tai, jog aš jį visuomet sutrumpinu. Vakar vedžiau vienos dienos mokymus ir pradėjau įžanga, kurios metu kalbėjausi su auditorija ir pasakojau jiems istoriją, taip valandą ignoruodamas savo skaidres. Aš žinojau, ką jiems noriu pasakyti – lean siekia nuolatinio klientų pasitenkinimo kai visi savanoriškai dalyvauja siekiant kokybės, lankstumo ir išlaidų mažinimo – bet pasimečiau pateikdamas argumentą, kurį buvau praleidęs pasakojant istoriją.

Standarto turėjimas nėra griežtas suvaržymas. Tai galimybė patobulinti savo prezentavimo įgūdžius, juo labiau, kad kaip rašytojas, nesu natūralus kalbėtojas (aš mieliau eičiau pas odontologą, nei kalbėčiau su žmonėmis). Sutrumpindamas standartą aš galiu greitai pamatyti, kur suklydau ir pamėginti ištaisyti tai iš karto, arba tai padaryti ruošiant sekantį pranešimą. Tokiu būdu mano supratimas apie prezentavimą gilėja ir gerėja – iki tol kol pamirštu apie standartus ir nuskubu su skaidrėmis pirmyn, tuomet atsiduriu akligatvyje ir galvoju, „velnias, aš pamiršau savo standartus“. Kai paisome standarto prieš pradėdami savo darbą tuomet tai daro didelę įtaką jo sėkmei ir nesėkmei. Tačiau tai tik pradžios taškas – jūs vis tiek turite atlikti darbą.

Tokie standartai yra pradžios taškai, o ne pabaigos taškai. Skirdamas laiko apgalvojimui, kaip turėtų atrodyti mano idealus pranešimas prieš sėsdamas daryti skaidres, darau didžiulį poveikį pranešimui. Tai pasakytina apie bet kokį darbą. Turėdami omenyje standartą prieš pradėdami darbą dažnai padarome esminį skirtumą, kuris lemia sėkmę ar nesėkmę. Tačiau tai tik pradžios taškas – jūs vis tiek turite atlikti darbą. Kiekvienas pranešimas vis tiek bus kitoks nei tikimasi. Jūs susidursite su neįprastomis situacijomis. Standartai yra gairės, atskaitos taškai, o ne tramdomieji marškiniai. Kartais Jums kils netikėtų kūrybiškų idėjų, kurios taps kaizen pagrindu.

Esmė ta, kad mano pranešimo standartų turėjimas turi būti savanoriškas. Niekas negali manęs versti. Įsivaizduokite jei mano vadovas lieptų man išgryninti pagrindinę mintį, papasakoti istoriją, pabrėžti įžvalgas. Jei juo pasitikėčiau ir norėčiau, kad pasisektų, taip ir padaryčiau. Jei nepasitikėčiau, tuomet daryčiau tai nenoriai, nesigilinant ir tai baigtųsi gero pranešimo parodija. O dabar įsivaizduokite, kad mano vadovas kažką skiria, kad patikrintų, kaip aš laikiausi standarto – kaip tai priverstų mane pasijusti?

Kitas dalykas yra, kad mano pranešimo standartas yra pranešimo standartas, o ne prigimtinis įstatymas. Yra kur kas geresnių pranešėjų ir jie turi kitus standartus. Pavyzdžiui, daugelis žymių pranešėjų pradeda pranešimus auditorijai pateikdami galvosūkį, pavyzdžiui: „Išsiaiškinote, jog jūsų organizacijoje yra kažkas negerai. Jūs galite tai iškelti į viešumą ir nubausti pažeidėjus arba jūs galite tylėti ir tai atleisti – ką jūs renkatės?“. Aš tai išbandžiau. Man tai niekada nesuveikė, tačiau aš tikiu, jog tai puiki idėja įtraukti auditoriją. – tiesiog aš niekada neradau būdo, kad tai suveiktų – grįžkime prie specifinių įgūdžių punkto.

Žinoma, darbo vizualizavimas ir standartų žinojimas yra lean mąstymo atskaitos taškai, nes tai išryškins švaistymus. Tačiau žmonės turi norėti tai daryti – negalite jų priversti. Jei versite, mokymosi nauda sustos ir jūs matysite tik pasyviai agresyvų elgesį ir sabotažą. Jie tai padarys, tačiau tokiu būdu, kuriuo tikslas nebus pasiektas.

Lean būdas yra pirmiausiai susitarti dėl problemos, kurią norime spręsti: turime susitarti, jog darysime įdomius pranešimus. Tuomet mums reikia sutarti, jog  pranešimo standarto turėjimas yra geras dalykas. Toliau turime susitarti dėl standarto, kurio laikysimės. Galiausiai mums reikia susitarti, kad norime matyti bet kokias problemas prezentacijoje, kurias matėme ar susidūrėme pranešime. Ir tvirtas požiūris NIEKAS NEKALTAS.

Kita vertus, standartų laikymosi užtikrinimas atliekant auditus be jokių išankstinių sąlygų neabejotinai sukelia pasipiktinimą, kaip jūs sakote, ir neturi jokios tikėtinos naudos, išskyrus tai, kad suteikia naujam vadovui apgaulingą kontrolės jausmą.

…bet galiausiai aš nesusimaunu

Standartų esmė yra profesionalumas – gerai atlikti darbą – turėti galimybę pasiekti aukštumų – atlikti darbą puikiai – turint kaizen idėjų. Turiu prisipažinti, jog nepakankamai daug skaitau pranešimų, ar norėčiau tai daryti, kad atlikčiau tikrą kaizen. Todėl esu kompetentingas pranešėjas, bet ne daugiau. Tačiau aš bent jau nesusimaunu – vadinasi standartai veikia. Kita vertus, bandymas tobulėti be standartų yra tiesiog kvailas – jūs nežinote, ką patobulinti, ar kaip apie tai pasikalbėti su kitais. Bet kokia diskusija bus per daug bendrinė, neaiški ir neveiksminga.

Atsakymas į jūsų klausimą yra tai, kad viskas priklauso nuo jūsų vadovų motyvacijos. Ar jie iš tikrųjų stengiasi jums padėti išsiaiškinti kliūtis, kad padėtų jas įveikti ir augintų komandą, kuri geriau dirbtų? Ar jie bando pritaikyti bendrą geriausią praktiką, kad parodytų, kas čia yra vadovas, o visi liktų vidutiniokais – nebūtų apkaltinti dėl prastų rezultatų, nes jie darė, tai ką turėjo daryti.

Taip kaip vadovai supranta standartizaciją gali jus nuvesti visiškais skirtingais keliais.

Tai kaip bus?

Straipsnį anglų kalba skaitykite čia.

Užsisakykite naujienlaiškį

Svarstot apie pokyčius
Parašykite mums
Lean Academy Lithuania komanda